1. 재직증명서의 정의

재직증명서는 본인이 어떤 직장에 소속되어 있거나 어떤 직책을 맡고 있음을 재직증명서를 발급하는 회사(기관)가 보증하는 증명서이다. 법적으로 표준화된 서식이 있는 것은 아니므로 재직증명서를 요구하는 기관의 요구에 충실히 따르면 된다.
재직증명서는 각 회사나 단체에서 정한 문서규정의 범위 내에서 서식이 정해지며 경우에 따라 규정의 내용과 관계없이 자유롭게 서식을 작성하는 경우도 있다. 일반적으로 회사에 따라 자사의 고유 서식을 사용하고 있으므로 기본적인 재직사항을 명확히 기재하는 것이 중요하다.


2. 재직증명서의 용도

재직증명서는 본인이 소속한 회사에서 근무를 하고 있음을 회사가 보증하는 증명서로서 재직사실을 확인하는 용도로 많이 사용된다. 퇴사 후에는 근로자의 재직사실을 증명하는 재직확인서 또는 상세 경력사항이 포함된 경력증명서로 작성할 수 있다.


금융기관 제출용(대출, 소득증빙, 신용카드 발급 등)
관공서 제출용(비자발급, 업무제휴, 신분확인 등)
회사 제출용(이직, 전직, 파견 등)


재취업, 창업, 이민 등으로 재직 또는 경력 사항을 증명하고자 할 경우


3. 재직증명서의 발급

재직증명서의 발급은 근로기준법에 의하여 규정된 회사(사용자)의 의무사항으로 근로자가 재직(경력)사항에 대하여 증명서 발급을 요청하였는데도 불구하고 회사(사용자)가 발급해 주지 않을 경우에는 500만원 이하의 과태료를 부과 받을 수 있다. (근로기준법 제116조)

회사(사용자)는 근로자가 신청하는 경우 재직기간, 업무종류, 지위와 임금, 그 밖에 필요한 사항 등 필요한 사항을 기재한 증명서를 즉시 발급해 주어야 할 의무가 있다.(근로기준법 제39조)
재직(경력)증명서를 발급받을 수 있는 근로자는 계속하여 30일 이상 근무한 자로, 청구할 수 있는 기한은 퇴직 후 3년 이내로 하고 있다.
(근로기준법 시행령 제19조)


4. 재직증명서와 경력증명서의 차이점

재직증명서는 증명서를 제출하는 현재 시점에 해당 회사에서 근무를 하고 있음을 증명함을 목적으로 사용되며, 경력증명서는 주로 퇴사 후 이전 회사에서의 근무경력을 증명하는 용도로 이용된다.


재직증명서는 일반적으로 현재 근로자 본인이 회사에 재직하고 있음을 증명하는 용도로 사용되며 주로 금융기관이나 관공서 제출용으로 발급받는다.


경력증명서는 퇴사 후 다른 회사에 경력직으로 입사할 때 이전 회사의 근무 경력을 증명하기 위해서 사용하거나 전문 자격증 취득 시 경력을 확인하기 위해 제출하는 경우가 많다. 현재 회사에 재직 중인 근로자라도 이직, 전직, 유학, 창업 등의 목적으로 경력증명서 발급이 필요한 경우가 있다.


5. 재직증명서 작성 시 유의사항

재직증명서와 경력증명서를 혼동하여 작성하는 경우가 많은데 증명서의 목적에 따라 작성하는 내용이 달라지므로, 증명서의 발급목적과 용도를 확인하여 작성해야 한다. 재직증명서는 회사에 현재 근무하고 있다는 사실을 증명하는 문서이고, 경력증명서는 재직했던 회사에서 근무한 경력을 증명하는 서류이다. 근로자의 재직사실을 확인하는 경우에는 고용보험 가입내역, 근로소득원천징수영수증 등의 사항도 재직사실에 대한 증거자료가 될 수 있다.

1) 필수항목을 명확하게 작성해야 한다.
재직하고 있는 회사의 기본 서식이 있을 경우 그것을 사용하고, 없을 경우에는 자유롭게 작성해도 무방하다. 단, 자유서식일 경우라도 반드시 들어가야 할 항목들이 있다. 인적사항에 들어가야 할 내용은 성명, 주민번호(생년월일), 주소, 연락처 등이며 재직사항에는 부서, 직위, 입사일, 발급연월일 등을 기재한다. 재직증명서를 제출하는 기관에서 특별히 요구하는 정보가 있을 경우, 이를 확인하여 기재하도록 한다.

2) 재직증명서의 구성순서를 정한다.
재직증명서는 증명하고자 하는 목적과 내용이 무엇인지를 명확하게 작성하되 누락되는 항목이 없어야 한다. 작성하는 순서가 정해져 있지 않더라도 일반적으로 본인의 인적사항을 상단에 작성하는 것이 좋다. 그 다음 항목에는 소속, 직위, 재직기간 등의 재직사항을 해당 항목에 맞추어 깔끔하게 작성한다. 재직기간은 입사일로부터 현재까지의 기간을 기재하며, 마지막으로 재직증명서의 발급용도를 명확하게 밝힌다.

3) 담당부서에 신청한 후 발급 받는다.
담당부서(총무부, 인사부, 관리부 등)를 확인한 후 증명서 발급을 요청한 후 증명서를 발급 받는다. 대부분의 경우 신청과 동시에 발급받을 수 있다. 발급받은 재직증명서의 내용을 검토한 후 필요한 항목 중에 빠진 부분이 없는지 꼼꼼하게 체크한 후 해당 기업, 기관, 관공서 등에 서류를 제출하면 된다.

4) 증명서 발급을 거절할 경우에는 과태료 처분을 받을 수 있다.
근로기준법 제39조에 의하면 사용자는 근로자가 퇴직한 후라도 사용 기간, 업무 종류, 지위와 임금, 그밖에 필요한 사항에 관한 증명서를 청구하면 사실대로 작성한 증명서를 즉시 발급해 주어야 한다고 규정하고 있으며, 증명서에는 근로자가 요구한 사항만을 기재해야 한다고 규정되어 있다. 따라서 회사(사용자)가 근로자가 요청한 재직증명서 또는 경력증명서의 발급을 거부하면 과태료 처분을 받을 수 있으므로 주의해야 한다.