1. 직무기술서의 개요

1) 직무기술서의 정의
직무기술서란 어떠한 직무에 대해 직무분석을 통하여 해당직무의 성격이나 직무개요, 요구되는 자질, 직무내용, 직무방법 및 절차, 작업조건 등을 알아낸 후, 분석한 직무에 대한 주요사항 등을 정리, 기록한 문서이다.

직무기술서의 작성은 기업에서 업무를 세분화하고 구체화하여 근로자의 능력에 따른 업무 범위를 적절히 설정하고 생산성을 높이기 위한 수단으로 사용된다. 직무기술서는 일반적으로 표지, 직무개요, 직무내용, 직무요건 등으로 나누어 전반적인 사항을 기술하면 된다. 또한, 직무기술서는 양식이 따로 정해져 있는 것은 아니므로, 활용목적에 따라 내용과 양식을 달리할 수 있다.

2) 직무분석
① 직무분석의 정의
직무분석은 직무에 포함되는 일의 성격이나 근로자에게 요구되는 자질, 직무의 내용 및 방법 등에 대한 모든 자료를 수집하고 이러한 자료를 토대로 목적에 적합하게 정리하여, 보다 효율적인 직무 운영 및 인사시스템을 효과적으로 구성하기 위한 기초자료 확보를 목적으로 시행된다.

결과적으로 직무분석을 통해 효율적인 인적자원 관리를 위한 총체적인 자료를 수집할 수 있으며, 이는 직무명세서나 직무기술서 등을 작성하는 데 큰 도움을 준다.

② 직무분석의 목적 및 중요성
직무분석은 직무기술서와 직무명세서를 작성한 후, 이를 토대로 직무평가를 진행하는 과정에서 없어서는 안 될 중요한 역할을 한다. 즉, 직무분석을 통하여 얻어진 정보는 조직구성원의 목표달성을 위한 행동을 평가함에 있어서 상당히 중요한 역할을 하며, 인사관리를 효율적으로 관리하는데 기초를 제공한다.

- 인력확보 : 직무분석은 해당직무에 필요한 인원을 파악하여 배치하는데 도움을 준다.
- 업무의 표준화 : 직무분석을 통해 직무를 명확히 구분하고 표준화 하는데 도움이 된다.
- 효율적 조직운영방안 수립 : 해당 직무에 대해 필요한 정보를 제공함으로서 효율적으로 조직을 운영하고 방안을 수립하는데 도움을 준다.
- 직무 관련 문제점 및 개선방안 정립 : 직무분석을 통해 해당 직무에 대한 문제점을 파악하여 그에 대한 개선방안을 정립하는데 도움을 준다.

③ 직무분석의 절차
직무분석에 따른 절차는 다음과 같이 크게 6단계로 나누어 분류한다.

- 사전준비: 담당부서 결정 후 직무분석에 관련된 사전준비 및 기본계획을 수립
- 자료검토 및 직무분류 : 기존자료 검토 및 가설적 직무분류체계 수립
- 직무조사 : 직무조사 방법설정, 직무정보 수집 및 양식제작
- 직무기술서 작성 : 직무명세서 및 직무기술서 작성, 직무분류의 확정
- 관리 : 직무기술서 검증 및 그에따른 활용방안 수립
- 직무평가 : 직무명세서 및 직무기술서를 토대로 사내의 직무평가

3) 직무관련 용어
① 직군
유사한 과업을 내포하고 있는 둘 이상의 직무집단을 총칭한다. (회계직군, 영업직군, 생산직군, 영업관리)

② 직종
직무의 특수성을 말하는 것으로 전문성을 띄는 특정한 직무를 총칭한다. (인사, 총무, 구매, 생산, 홍보, 고객상담, 연구)

③ 직무
작업의 종류와 비슷한 개체들을 총칭하는 명칭으로 직위의 집단이라 할 수 있다.

④ 직위
근무자에게 할당된 과업을 총칭하는 것으로 작업자의 수에 비례하여 직위가 존재한다. 근무자 한명에게 할당된 과업을 모아 직위라 표현한다.

⑤ 업무
근로자가 자신의 업무를 수행하는 것으로 여러 가지 과업으로 구성된다.

⑥ 과업
목표를 가지고 특정 목적을 달성하기 위하여 수행하는 일련의 작업 활동

⑦ 직렬
공통적인 직종들의 집합을 말하며 업무분야가 비슷한 여러 직종 (회계, 총무) / (영업기획, 영업, 마케팅)

4) 직무기술서의 기본요건
① 명확성
직무를 잘 모르는 근로자도 쉽게 해당직무가 어떠한 성격의 직무인지 명확히 파악할 수 있도록 작성

② 간결성
직무기술서를 참고할 때 근로자가 효율적인 이용을 할 수 있으며, 시간을 단축할 수 있도록 간결하고 쉬운 단어를 선택하여 작성

③ 완전성
직무기술서에 기록된 내용이 해당 직무에 관한 모든 정보를 빠짐없이 내포할 수 있도록 작성

④ 일관성
직무기술서의 내용은 모순된 내용이거나 의미가 불확실한 내용은 배제되어야 하고, 일의 순서가 차례로 정리되어야 하며, 일관성 있게 작성

5) 직무기술서와 직무명세서(작업자명세서)의 차이점
직무기술서란 직무분석을 토대로 알게 된 직무의 성격이나 직무특성, 요구되는 자질, 작업조건 등을 체계적으로 정리하여 기술한 문서를 말하며, 직무명세서란 직무분석의 결과를 토대로 인사관리의 특정한 목적에 맞게 직무를 수행하는 해당 근로자의의 지식과 기술, 능력 등 인간적인 요건에 중점을 두고 정리한 문서로서 작업자명세서라고도 정의한다.

직무분석의 결과를 종합하여 정리 및 기록한다는 점은 두 문서의 공통점이라 말 할 수 있으나 직무내용과 직무요건 등 직무의 특성에 대해 중점적으로 다루는 직무기술서와 다르게 직무명세서는 직무의 특성 보다는 직무에 대한 인적요건에 큰 비중을 둔다는 차이점이 있다.

① 직무기술서(Job Description) : 직무관련사항(과업, 업무, 책임)
- 직무의 명칭 및 담당부서
- 직무내용의 요약
- 직무수행 단계
- 다른 직무와의 연계성
- 직무진행 요건 및 진행방법
- 직무의 진행에 대한 구체적인 내용

② 직무명세서(Job specification) : 사람관련사항(지식, 기술, 능력)
- 직무에 대한 지식
- 직무에 대한 기술
- 담당자의 성격
- 담당자의 능력 및 적성
- 경험 및 경력
- 직무 자격요건
- 태도 및 가치관


2. 직무기술서의 필요성

1) 직무의 책임과 역할을 규정
직무기술서는 개인별, 단위별, 조직별로 직무의 특성과 내용, 범위, 책임 및 역할 등을 명확히 정의하고 표준화하여, 근로자가 합리적이고 효율적으로 직무를 시행할 수 있도록 도움을 준다. 직무기술서의 작성은 직무를 규정함에 있어 기업으로 하여금 직무의 책임과 역할을 분명히 하는데 도움을 주고 근로자 각자의 능력에 맞는 업무의 재배치, 직무의 분할 및 통합, 신규직원 채용 등 다양한 직무 관련 활동에 있어서 활용가치가 높다고 할 수 있다.

2) 효율적인 인사제도의 운영
새로운 직원을 채용하거나 사내공모의 실시, 사내교육훈련, 경력개발, 직무평가 등 다양한 인사 관련 활동을 실시할 때 유용하게 사용할 수 있다. 해당직무에 대한 직원을 뽑을 경우, 평가 받을 지원자가 갖추어야 할 지식이나 경험, 역량, 기술력 등을 파악하는 데 도움을 주어 기업에 적합한 근로자를 선별할 때 도움을 준다. 교육훈련, 경력개발 등을 시행함에 있어서 특정직무가 요구하는 지식, 필요한 역량 등을 파악할 수 있어 근로자를 가장 적절하게 훈련시킬 수 있는 교육프로그램을 설정하는데 용이하다.

3) 올바른 직무평가에 도움
직무기술서는 사실 정보를 제공하는 중요한 기준으로, 평가자가 해당 직무의 특징과 난이도의 정도, 직무의 가치 등을 적절하게 판단할 수 있는 자료를 제공해 주어 올바른 직무평가가 가능하도록 도움을 준다.


3. 직무기술서의 기본구성

1) 직무확인사항
직무확인을 위한 직무명, 직무번호, 소속부서, 직급 등을 기술하는 공간이다. 직무명을 작성할 때에는 타 직무와 명확히 구분할 수 있도록 기재해야 하며, 간단명료하게 그 직무의 특성이나 내용의 전체를 잘 나타낼 수 있는 명칭을 사용하는 것이 좋다.

2) 직무개요
직무기술서에 기재하는 업무의 내용을 간략히 함축하여 기재하는 공간으로 일반적으로 2~4줄 정도로 기입하는 것이 적당하며, 내용으로는 담당하는 일의 목적, 일의 특징이나 직무 범위 등을 알기 쉽게 기재한다.

3) 직무내용
직무개요 부분에서 작성한 것을 자세히 설명하는 부분으로 직무에 따른 업무의 처리방법이나 절차 등을 명확하게 기술해야 한다. 직무부분은 주요부분으로 나눈 후 작업 단위를 구분하는 것이 좋으며, 상황에 따라 작업 순서를 결정하는 것이 좋다.

※ 직무배열순서
① 작업 순서에 따라 배열
② 중요도에 따라 순차적으로 배열
③ 시간경과에 따른 배열
④ 곤란도가 높은 순서에 따른 배열

4) 책임관계 및 임무
직무를 수행함에 있어 타인에게 지시를 내리거나 지시받는 감독의 정도를 작성하고, 업무수행에 수반되는 감독자 및 피 감독자를 제외한 다른 사람과 접촉하는 책임의 정도, 직무를 수행하면서 과오의 발생이 생길 경우 그 미치는 영향 등을 기재한다.

5) 타 직무와의 관계
수행하는 업무와 밀접한 관계를 갖는 직무의 내용을 파악하고, 해당직무와 상호교류가 가능한 직무를 서술한다.

6) 장비 및 작업조건
작업수행에 필수적으로 사용해야 하는 장비, 설비, 자재, 재료, 소모품 등을 기입한다. 작업조건은 직무수행자가 직무를 수행할 때에 받을 수 있는 위험함이나 불쾌감 등을 평가하여 기입하며, 특히 직무 수행과정에서 일어날 수 있는 재해위험 등을 반드시 기입한다.


4. 직무기술서 작성요령

① 직군 – 관리직 / 사무직 / 영업직 / 기숙직 / 생산직 등을 명시한다.
② 직무개요 – 직무의 주요기능과 활동 등 직무의 일반적인 성격에 대해 기재한다.
③ 기초학력 – 직무수행에 요구되는 최소한의 공식 교육수준을 기재한다.(대졸 / 대학원)
④ 최적연령 – 직무수행에 적합한 연령의 범위를 기재한다.
⑤ 지식 - 직무수행에 필요한 전공지식 및 실무지식에 대해 기재한다.
⑥ 직무내용 - 담당하고 있는 업무의 내용과 책임에 대해 상세히 기재한다.


5. 직무기술서 작성 시 유의사항

1) 직무기술서의 작성방법
① 직무를 맡을 담당자가 실제 수행하는 형태로 기술한다.
② 직무수행에 필요한 과업을 열거하여 작성한다.
③ 과업 중에 중요한 부분은 별로도 구별하여 기재한다.
④ 직무를 수행하는 여러 방법을 기술한다.
⑤ 효율적인 직무수행을 위한 바람직한 기준을 정확히 명시한다.
⑥ 목표달성에 긍정적인 조건과 부정적인 조건 등을 나누어 기재한다.
⑦ 직무에 관련된 모든 정보를 명확화 한다.
⑧ 직무를 달성하기 위해 요구되는 자격 및 교육수준, 경험 등을 열거한다.

2) 직무기술서 작성 시 유의할 점
① 간결하면서도 명료한 문체를 사용하여 기재한다.
② 능동적인 문장으로 표현한다.
③ 표준어를 사용해야 하며 은어나 속어는 배제한다.
④ 업무를 담당할 근로자들이 사용하는 친숙한 용어를 사용하도록 한다.
⑤ 현재형의 시제를 사용하여 작성한다.