품의서는 업무 진행에 필요한 결재를 받기 위해 또는 상급자의 지시사항 등을 처리하고자 할 시 작성하는 문서이다. 인원충원품의서란 인원 충원에 관한 상급자의 의사 결정을 요청하기 위해 제출하는 문서를 말한다. 인원충원품의서에는 기안자의 성명과 기안 일자, 협조 부서 등을 정확히 기재해야 한다. 또 충원 인력의 부서, 고용형태 등에 관한 사항을 상세하게 밝혀 작성하도록 한다.

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